Penpot: Support-Angebote für den öffentlichen Dienst in Deutschland

Penpot Support-Optionen und Pläne

Penpot bietet mehrere Nutzungs- und Supportpakete an, die vom kostenlosen Basisplan bis zum Enterprise-Service reichen. Alle Pläne enthalten den vollen Funktionsumfang der Plattform – es gibt keine Funktionsbeschränkungen in der Gratisversion. Unterschiede liegen hauptsächlich in der Skalierung (Anzahl Nutzer, Speicher), dem Supportniveau und gewissen Zusatzfunktionen für Unternehmen. Für den öffentlichen Dienst in Deutschland sind vor allem Aspekte wie fixe kalkulierbare Kosten, Datenhoheit und Compliance relevant.

Nachfolgend ein Überblick über die verfügbaren Pakete und deren Preise:

Professional-Plan (frei verfügbar)

Der Professional-Tarif ist die kostenlose Basisversion von Penpot. Er umfasst alle Kernfunktionen der Plattform, sodass Teams designen können, ohne für Features bezahlen zu müssen.

Wichtige Punkte dieses Plans:
  • Kosten: 0 € – vollständig kostenlos für unbegrenzt viele Betrachter und bis zu 8 aktive Editoren (Team-Mitglieder mit Bearbeitungsrechten) in der Penpot-Cloud Selbstgehostet gibt es keinerlei Nutzerlimit.
  • Speicher & Historie: Enthalten sind 10 GB Speicherplatz für Designs (auf Penpots Cloud) sowie 7 Tage Versionsverlauf und Möglichkeit, gelöschte Dateien bis zu 7 Tage wiederherzustellen. Diese Limits sind für Pilotprojekte und kleine Teams meist ausreichend.
  • Unterstützung: Im kostenlosen Plan erhalten Nutzer Support über die Community – es gibt ein offenes Forum und ein umfangreiches Help Center mit Dokumentation Einen direkten Hersteller-Support oder garantierte Reaktionszeiten gibt es hier nicht, was im nicht-kritischen Einsatz jedoch oft verkraftbar ist.
  • Einschränkungen: Es gibt keine funktionalen Einschränkungen gegenüber den Bezahlplänen (alle Design-/Prototyping-Features sind enthalten) Lediglich die oben genannten Grenzen bei Teamgröße, Speicher und Verlaufsdauer sind zu beachten. Für einen Fachbereich im öffentlichen Dienst, der Penpot ausprobieren oder in kleinerem Umfang nutzen möchte, stellt dieser Plan einen risikofreien Einstieg dar.

Unlimited-Plan (Abonnement)

Der Unlimited-Tarif ist ein kostenpflichtiges Abo-Modell, das erweiterte Ressourcen und die Möglichkeit deutlich größerer Teams bietet, während es dennoch preislich gedeckelt ist. Dieser Plan ist interessant, wenn die Anforderungen über die Grenzen der kostenlosen Version hinauswachsen.

Hauptmerkmale:

  • Kosten: 7 USD (ca6,50 €) pro Editor und Monat, wobei die monatliche Gesamtabrechnung auf maximal 175 USD gedeckelt ist Das bedeutet, ab 25 zahlenden Editoren (25 × $7 = $175) steigt die Rechnung nicht weiter an – zusätzliche Nutzer sind kostenfrei. Diese transparente Deckelung sorgt für Planungssicherheit und ist für größere Teams sehr attraktiv (Zum Vergleich: 25 Nutzer würden etwa $175 entsprechen, ~160 € pro Monat).
  • Leistungsumfang gegenüber Professional: Der Unlimited-Plan enthält alle Features des freien Plans und hebt die Teambegrenzung auf – es können unbegrenzt viele Editor-Nutzer in der Cloud zusammenarbeiten Außerdem erhöht sich der inkludierte Cloud-Speicher auf 25 GB und Versions- sowie Wiederherstellungs-Historien werden auf 30 Tage verlängert Teams erhalten damit mehr Puffer für ihre Projektdaten.
  • Zusatzvorteile: Unlimited-Kunden bekommen exklusiven frühen Zugang zu neuen Funktionen (Beta-Features) sowie 50% Rabatt auf Penpot-Veranstaltungen (z.B. Community-Events, Workshops) Diese Extras sind als Bonus für Unterstützer gedacht.
  • Unterstützung: Formal bleibt auch in diesem Plan der Support über Forum/Dokumentation, d.h es ist kein persönlicher Premium-Support inkludiert (dieser kommt erst im Enterprise-Paket). Dennoch zeigt die Zahlung für Unlimited die Bereitschaft, Penpot zu unterstützen, was indirekt die Weiterentwicklung fördert.
  • Hinweis Self-Hosting: Für selbstgehostete Penpot-Instanzen ist der Unlimited-Tarif nicht relevant, da dort keine vom Anbieter vorgegebene Nutzer- oder Speicherbeschränkung existiert Mit eigener Installation hat man im Grunde schon „unlimited“ Nutzung, muss jedoch selbst für Betrieb und Support sorgen.
Für öffentliche Einrichtungen mit mittleren Teams (z.B. abteilungsübergreifende Design-Nutzergruppe), die Penpot in der Cloud mit mehr als 8 Editoren einsetzen möchten, kann Unlimited ein kostengünstiger Weg sein, ohne gleich eine Enterprise-Vereinbarung treffen zu müssenDank der Preisobergrenze behält man auch bei wachsenden Nutzerzahlen die Kosten im Griff.

Enterprise-Plan (Unternehmen/Behörden)

Das Enterprise-Paket richtet sich an große Organisationen – wie Ministerien, Landesbehörden oder kommunale IT-Dienstleister – die einen direkten Draht zum Hersteller, erweiterte Sicherheitsfunktionen und volle Flexibilität beim Deployment benötigen. Dieses Angebot ist für den öffentlichen Dienst besonders interessant, da hier oft hohe Anforderungen an Support, Datenschutz und Integration in bestehende IT-Strukturen bestehenDie wichtigsten Kennzeichen des Enterprise-Plans:
  • Kosten: 950 € pro Organisation und Monat (Pauschalpreis) Dieser Fixbetrag gilt unabhängig von der Anzahl der Benutzer bzwEditoren – selbst ob 10 oder 1000 Designer damit arbeiten, die Gebühr bleibt gleich. Damit sind die Kosten ausgesprochen skalierbar und für große Teams wesentlich günstiger als nutzerbasierte Lizenzmodelle(Beispiel: Ein Team von 100 Nutzern würde bei Penpot Enterprise ~950 € kosten, während es bei einem Konkurrenzprodukt mit ~50 € pro Nutzer/Monat etwa 5.000 € wären.) Diese Preisstruktur mit Flat-Rate ist bewusst einfach und planbar gehalten.
  • Umfang: Der Enterprise-Tarif beinhaltet alles aus Unlimited (und damit auch Professional) und setzt praktisch keine Limits mehr: unbegrenzter Speicher, unbegrenzt viele Teams/Projekte, sowie 90 Tage Versionshistorie und 90 Tage Datei-Wiederherstellung Große Organisationen können somit umfangreiche Designbibliotheken über lange Zeit pflegen, ohne Platzprobleme.
  • Enterprise-Features (Add-ons): Dieses Paket bietet darüber hinaus wichtige Enterprise-Funktionen, die für den produktiven Einsatz in einer Behörden-IT oft unerlässlich sindDazu zählen insbesondere:
    • Single Sign-On (SSO) und SCIM für Benutzerverwaltung (Integration mit zentralen Verzeichnisdiensten wie Active Directory/Azure AD)
    • Audit Logs (Prüfprotokolle) für nachvollziehbare Änderungsverfolgung,
    • Gast- bzwExternenzugriffskontrolle,
    • Wahl des Hosting-Standorts für Cloud-Nutzung (z.B. Rechenzentrum EU/Deutschland, was für DSGVO wichtig ist)
    • IP-Whitelist und erweiterte SicherheitseinstellungenDiese Add-ons gewährleisten, dass Penpot sich in bestehende Sicherheits- und Compliance-Strukturen einer öffentlichen Institution nahtlos einfügtSie sind im Enterprise-Paket inkludiert bzwnach Bedarf konfigurierbar.
  • Support & SLA: Ein zentrales Merkmal von Enterprise ist der direkte Hersteller-Support. Penpot bietet diesen Kunden individuelle Verträge mit Service-Level-Agreements (SLAs), z.B. garantierten Reaktionszeiten bei Problemen, dedizierten Ansprechpartnern und ggf. 24/7-Unterstützung. Gerade für kritische Projekte im öffentlichen Sektor (z.B. Bürgerservices, die hoch verfügbar sein müssen) ist dies essentiell. Man baut hier eine engere Beziehung zum Anbieter auf, um Betrieb und Weiterentwicklung abzustimmen. Auch spezifische Sicherheitsprüfungen oder Assessments (Pen-Tests, Code-Audits) können Teil des Enterprise-Engagements sein, was bei sensiblen Behördenumgebungen relevant ist
  • Flexible Deployment: Enterprise-Kunden können frei wählen, ob sie Penpot in der Cloud des Anbieters oder in der eigenen Infrastruktur betreiben. Die Konditionen (950 €/Monat) gelten für beide Fälle gleichermaßen. Dadurch ist z.B. ein On-Premises-Betrieb möglich, bei dem Penpot auf Servern innerhalb der Behörde läuft, während man trotzdem vollen Support vom Hersteller erhält. Diese Deployment-Flexibilität ist ein großer Pluspunkt für die öffentliche Hand, da so Compliance-Vorgaben (z.B. Betrieb in einem bestimmten Rechenzentrum, Luftgetrennter Betrieb ) erfüllt werden können.
  • Rabatte für gemeinnützige Organisationen: Penpot bietet im Rahmen des Enterprise-Programms Rabatte für Non-Profit, Bildungssektor und Open-Source-Projekte an. Sollte eine öffentliche Einrichtung als gemeinnützig oder Bildungsträger gelten (z.B. Universität), könnten diese Vergünstigungen greifenHier lohnt sich eine Anfrage, ob der öffentliche Sektor in Deutschland in Vergleichbares fällt oder Sonderkonditionen möglich sind.
Zusammengefasst ist das Enterprise-Paket die umfassendste Lösung: Es adressiert explizit die Bedürfnisse größerer öffentlicher Institutionen in Bezug auf Skalierung, IT-Integration und Support. Trotz des hohen Leistungspakets bleiben die Kosten mit ~950 € monatlich vergleichsweise moderat und sind unabhängig vom Nutzerumfang, was für Budgetplanung im Behördenumfeld sehr attraktiv ist

Leistungen und Besonderheiten der Support-Pakete

Alle Penpot-Pläne teilen gemeinsame Kernfunktionen und Vorteile, die hier der Vollständigkeit halber noch einmal hervorzuheben sind:
  • Volle Funktionalität in allen Plänen: Unabhängig vom gewählten Plan stehen grundlegende Features stets zur Verfügung, z.B. unbegrenzte Anzahl an Design-Dateien und Projekten (innerhalb des jeweiligen Speicherkontingents), unbegrenzt viele Teams/Arbeitsbereiche, Nutzung von Plugins, Versionsverwaltung und Entwickler-Tools (Inspektionsmodus) Niemand muss auf wichtige Funktionen verzichten, nur weil er den kostenlosen Plan nutzt – Penpot verzichtet auf Künstliche Einschränkungen wie gesperrte Premium-Werkzeuge.
  • Offener Quellcode & Datenhoheit: Als Open-Source-Software (100% des Codes einsehbar ) bietet Penpot Transparenz und keine Vendor-Lock-in FalleÖffentliche Stellen behalten die Kontrolle: Daten bleiben eigentumsrechtlich bei der Organisation, das Format ist offen (SVG/CSS), und man kann jederzeit die Hosting-Variante wechseln oder das System exportieren, ohne an den Hersteller gebunden zu seinDies unterscheidet Penpot grundlegend von Closed-Source-Cloud-Angeboten, bei denen man die Datenhoheit aus der Hand gibt. Gerade im sensiblen öffentlichen Bereich ist diese Unabhängigkeit ein entscheidender Vorteil.
  • Compliance und Sicherheit: Penpot erfüllt hohe SicherheitsstandardsIn der Cloud gelten TLS-Verschlüsselung und AES-256 für gespeicherte Daten als Standard Für Enterprise/self-hosting können zusätzlich Umgebungen wie FedRAMP (US-Behördenstandard) oder ISO/SOC2 umgesetzt werden Wichtig für Deutschland: Penpot ist DSGVO-konform – bei Cloud-Nutzung kann ein Data-Processing-Agreement (Auftragsverarbeitung) abgeschlossen werden , und durch wahlweise EU-Hosting oder komplettes Self-Hosting bleiben personenbezogene Daten unter europäischer Kontrolle.
  • Skalierbarkeit und Kostenkontrolle: Die Supportangebote erlauben es, mit Penpot klein anzufangen und bei Bedarf zu wachsen, ohne dabei exponentiell steigende Kosten zu verursachen. Der stufenweise Übergang vom kostenlosen Professional-Plan über das günstige Unlimited-Abo bis zum Enterprise-Service mit Pauschalpreis stellt sicher, dass für jede Teamgröße ein passendes Modell verfügbar istInsbesondere der Flat-Fee-Charakter des Enterprise-Angebots verhindert unvorhersehbare Kostenhöhe bei einer größeren Nutzerbasis – ein wichtiger Aspekt für öffentliche Auftraggeber mit festen Budgets.

Empfehlungen für den öffentlichen Dienst

Pilotphase mit der kostenlosen Version: Wir empfehlen öffentlichen Einrichtungen, Penpot zunächst in kleinem Rahmen mit dem Professional-Plan zu testen - da keinerlei Lizenzkosten anfallen und alle Funktionen verfügbar sind, können Teams die Software ausgiebig prüfen (ggf. auf einem selbstgehosteten Server in der Behörden-IT, um sofort Datenschutzbedenken auszuräumen). Diese Pilotphase erlaubt es, die Eignung für die eigenen Bedürfnisse festzustellen – etwa indem man ein echtes kleines Webdesign- oder UI-Projekt in Penpot umsetzt und Feedback der Designer einholtDie Community-Ressourcen stehen dabei zur Verfügung, sollten Fragen aufkommen. Viele Organisationen berichten, dass der Umstieg von z.B. Figma auf Penpot weniger steil ist als erwartet.
Abschätzen des Skalierungsbedarfs: Sollte Penpot sich bewähren und soll es für größere Teams oder Abteilungen ausgerollt werden, ist der nächste Schritt zu entscheiden, welches Supportmodell auf Dauer passend ist. Für mittlere Nutzerzahlen (z.B. 10–30 Designer) könnte das Unlimited-Abo ausreichend sein, insbesondere wenn die Organisation bereit ist, den operativen Betrieb der Cloud-Lösung dem Hersteller zu überlassen und keinen dedizierten Support erfordert. Die Kosten blieben dabei mit maximal ~$175/Monat sehr gering im Vergleich zu Alternativen. Allerdings sollte man hier prüfen, ob eventuell bereits Anforderungen wie Single Sign-On oder erweiterte Sicherheitsrichtlinien bestehen – falls ja, wäre ohnehin direkt der Enterprise-Weg geboten, da Unlimited solche Features nicht umfasst.
Enterprise-Einführung bei institutionellem Einsatz: Für einen organisationsweiten Rollout im öffentlichen Dienst (z.B. innerhalb einer größeren Behörde oder über mehrere Standorte hinweg) raten wir zum Enterprise-Plan. Die Gründe sind: zum einen die professionelle Betreuung – man hat einen Ansprechpartner bei Penpot und vertraglich zugesicherte Hilfeleistungen, was für den Dauerbetrieb entscheidend ist. Zum anderen die Integration in bestehende Systeme: Öffentliche Einrichtungen nutzen in der Regel zentrale Verzeichnisdienste (LDAP/AD) und strenge Sicherheitskonzepte; mit Enterprise kann Penpot z.B. über SSO ins vorhandene Nutzerverwaltungssystem eingebunden werden. Auch die Möglichkeit, einen Betrieb in einer deutschen Cloud oder On-Premises zu realisieren, ist oft ein Muss und wird durch Enterprise unterstützt. Die pauschalen Kosten von ~950 €/Monat sind im Kontext öffentlicher IT-Budgets gut vertretbar, gerade wenn man bedenkt, dass Alternativen wie Figma deutlich teurer wären oder gar aufgrund von Datenschutz (Cloud-Zwang) wegfallen. Enterprise-Penpot bietet somit eine Planungssicherheit – das Budget ist fix – und die notwendige Flexibilität – die Nutzung kann beliebig skaliert werden, ohne dass man später vor Lizenzproblemen steht.
Kombination Self-Hosting + Support: Eine attraktive Option für den öffentlichen Sektor könnte sein, Penpot selbst zu hosten und gleichzeitig Enterprise-Support zu beziehen.So behält man die Datenhoheit komplett in eigenem Rechenzentrum und erfüllt alle Compliance-Vorgaben (z.B. Speicherung auf Landesservern), während man im Bedarfsfall auf den Rückhalt des Herstellers zurückgreifen kann (Updates, Security-Patches, Support bei Störungen). Diese Kombination ist ein Alleinstellungsmerkmal, das kaum ein anderes Design-Tool bietet. Für sicherheitskritische Bereiche (z.B. Polizei, Justiz oder Gesundheit) ist dies der empfohlene Weg, um moderne Kollaborationssoftware nutzen zu können, ohne Kompromisse bei Datenschutz/IT-Sicherheit einzugehen.
Schulung und Change Management: Unabhängig vom gewählten Plan sollte bedacht werden, die Anwender (Designer, Developer) auf Penpot einzustimmen. Als Open-Source-Tool ist Penpot intuitiv, dennoch gibt es Unterschiede zu etablierten Tools. Die Penpot Community bietet Hilfestellungen, Tutorials und bei Enterprise-Unterstützung könnte auch offizielle Schulung vom Anbieter angefragt werdenAus unserer Sicht ist Penpot aufgrund seiner Nähe zu Webtechnologien gerade für Entwickler in Behörden interessant, da diese oft mit begrenzten Design-Tools arbeiten mussten – hier kann Penpot Brücken schlagen und die Zusammenarbeit verbessern.
Zum Abschluss lässt sich festhalten, dass die Supportangebote von Penpot es öffentlichen Einrichtungen erlauben, schrittweise und kosteneffizient eine moderne Design-Plattform einzuführen. Vom kostenlosen Einstieg bis zum umfassenden Enterprise-Service sind alle Optionen abgedeckt, um sowohl Haushaltsmittel zu schonen als auch professionellen Rückhalt sicherzustellen. Angesichts steigender Lizenzkosten bei proprietärer Software und wachsenden Anforderungen an Datenschutz ist Penpot eine zukunftsweisende Alternative, die gut zum Auftrag der Digitalisierung im öffentlichen Sektor passt. Wir empfehlen, dieses Tool im Rahmen der gegebenen Support-Optionen ernsthaft in Betracht zu ziehen und ggf. mit dem Anbieter in Kontakt zu treten, um Sonderkonditionen oder weitere Details (z.B. konkrete SLA-Inhalte, migrationsunterstützung von Figma) abzustimmen. Mit Penpot kann der öffentliche Dienst innovative Design-Prozesse etablieren – ohne die Kontrolle über Kosten oder Daten aus der Hand zu geben.